檔案室管理規(guī)章制度范本

在充滿活力,日益開放的今天,制度的使用頻率逐漸增多,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。我們該怎么擬定制度呢?下面是由小編給大家?guī)淼臋n案室管理規(guī)章制度范本7篇，讓我們一起來看看！

檔案室管理規(guī)章制度范本篇1

為了加強和規(guī)范會計檔案管理，建立健計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據(jù)《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本單位工作實際情況，特制定本制度。

第一條會計檔案的歸檔范圍。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、會計年度數(shù)據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資料，是記錄和映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

（三）財務(wù)報告類。包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。

（四）其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（一）會計憑證。

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”樣，不填其它內(nèi)容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：

a、會計賬簿裝訂封面；

b、賬簿啟用表；

c、賬戶目錄；

d、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁；

e、會計賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

（三）會計報表

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

第三條會計檔案的歸檔保管。

（一）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。

（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

（三）機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質(zhì)會計資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會計檔案的保管期限。

會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、__年、15年、25年5類。詳見附表一。

第五條會計檔案的借閱。

（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

（二）凡需借會計檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導批準，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導批準后方可復(fù)制。

第六條會計檔案的銷毀。

保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：

（一）會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務(wù)人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

（二）局分管領(lǐng)導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見、

（三）銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級檔案機構(gòu)、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。

第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)。

原始憑證和涉及其他未了事項的`原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。

移交會計檔案時，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。

交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

第九條會計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。

檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷。重（?。┮Y料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應(yīng)定期復(fù)制。經(jīng)過系統(tǒng)整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環(huán)境保持通風透光。

第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密管理，遵守保密制度

檔案室管理規(guī)章制度范本篇2

1、本單位工作人員因工作需要均可利用有關(guān)檔案。

2、利用檔案原則上只準查閱，不得外借，如有特殊情況需要借閱者，須辦理借閱手續(xù)，借閱時間不超過一周。

3、外單位需利用本單位檔案者，須持單位介紹信，說明利用目的，并經(jīng)單位領(lǐng)導批準后才能借閱。

4、利用者必須絕對愛護檔案，不得隨意抽頁、涂改、圈劃、轉(zhuǎn)借。查閱時不得吸煙、喝茶。

5、利用檔案必須辦理登記手續(xù)，并及時向檔案員反饋利用效果信息。

檔案室管理規(guī)章制度范本篇3

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時

檔案室管理規(guī)章制度范本篇4

第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構(gòu)及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

檔案室管理規(guī)章制度范本篇5

第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領(lǐng)導。

第六條檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

檔案室管理規(guī)章制度范本篇6

1、檔案管理在校長、副校長的領(lǐng)導下，由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作。

2、檔案管理人員要認真學習有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，學習并熟悉檔案管理。

3、檔案管理人員要嚴守有關(guān)檔案機密，確保檔案工作的嚴密性。

4、檔案管理人員要堅守工作崗位，按時登記和整理相關(guān)資料歸檔，確保來件及時收存、及時歸類。

5、學籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求，制定管理措施，分門別類地完善工作，特別是加強教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作，確保學校檔案能真實、客觀地記載教職工的工作情況。

6、學校檔案分門別類專柜管理，劃撥一定資金添置檔案設(shè)施，力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當。

7、每學期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時間，各部門、各處、要認真收集開展工作的相關(guān)文字資料、圖片、表冊等整理，移交辦公室存檔。

8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況，對外調(diào)檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，并負責追回外調(diào)時間較長的檔案，保證檔案不流失。

檔案室管理規(guī)章制度范本篇7

搞好檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項工作服務(wù)，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，也是維護單位歷史真實面貌的一項重要工作。

（一）教育學會的檔案由學會指定專人保管。除此之外的檔案，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等，由檔案室統(tǒng)一歸檔保存。

（二）凡是本單位工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種材料均應(yīng)歸檔。第一次歸檔時間為6月底7月初，第二次為12月至次年1月。

（三）檔案室保存的主要檔案目錄：

1、單位的工作計劃、工作總結(jié)。

2、單位的重要會議記錄。

3、重點調(diào)研活動的總結(jié)或調(diào)研報告。

4、綜合性教研活動、教改實驗、課題研究的材料。

5、各類培訓方案。

6、較重要的評選活動材料。

7、學期、學年個人總結(jié)考核表。

8、各類獲獎資料。

9、本單位人員情況資料。

10、各校和全縣學生學業(yè)成績統(tǒng)計資料。

11、上級指導性公文。

12、本單位其它重要公文。

（四）、借閱檔案時，不得在案卷上涂劃、刪改、剪插；外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導同意。案卷一般不得帶出查案室。