最新檔案管理規(guī)章制度
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在充滿活力,日益開放的今天,我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系,制度泛指以規(guī)則或運作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。制度到底怎么擬定才合適呢?下面是由小編給大家?guī)淼淖钚聶n案管理規(guī)章制度7篇，讓我們一起來看看!
最新檔案管理規(guī)章制度1
一、學(xué)校檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理、專人負責(zé)的管理辦法，任何處室和個人不得將檔案據(jù)為已有。
二、檔案室做到專室、專柜、專夾，配備必需的工作設(shè)施，任何處室和個人不得挪措檔案室設(shè)備。
三、按照《檔案法》和檔案工作程序，嚴(yán)格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。
四、學(xué)校干部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續(xù)，不得損壞，散開漏頁，劃圈涂抹，并按期歸還。
五、學(xué)校檔案不向外人借閱，特殊情況需經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)人簽字同意方可辦理，但必須在閱文室內(nèi)并在專職檔案人員的監(jiān)督下抄錄有關(guān)內(nèi)容或出具有關(guān)證明。
六、定期做好檔案的統(tǒng)計、分析和編研工作，要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的特點，編制出有使用價值的資料匯集及檢索工具，最大限度地發(fā)揮其綜合效益。
七、經(jīng)常性地做好庫房管理工作，嚴(yán)格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕，學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。
八、做好安全保衛(wèi)、防特、防盜工作。嚴(yán)格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的，要追究有關(guān)人員法律責(zé)任。
最新檔案管理規(guī)章制度2
檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求：
1、公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2、公司各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
4、歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
6、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
10、外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
三、歸檔時間：
1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
4、工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
5、每年形成的會計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
7、榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8、聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。
9、相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結(jié)束后歸檔。
10、外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12、公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1、凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。
2、本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。
3、借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
檔案的保密制度
1、凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放。
2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。
3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。
4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
5、查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。
6、檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
7、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復(fù)制。
2、入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。
3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1、檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。
2、檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5、庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施，及時做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6、庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。
7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9、對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。
10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。
檔案鑒定、銷毀制度
1、根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3、從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4、檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。
5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字
檔案保管統(tǒng)計制度
一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。
二、檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。
三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。
綜合檔案室主任職責(zé)
一、認真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。
三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。
四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。
七、負責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
檔案工作人員崗位職責(zé)
一、認真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。
二、負責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準(zhǔn)確地提供利用。
四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
五、嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
六、負責(zé)對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
最新檔案管理規(guī)章制度3
一、必須建立由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能科室負責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)和檔案員組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。定期對檔案進行全面和部分檔案的鑒定。
二、根據(jù)國家和有關(guān)部門規(guī)定，確定各類檔案的`保管期限，正確劃分需要保密檔案的密級。
三、對檔案的全面鑒定每五年進行一次，對部分檔案根據(jù)實際需要確定。通過鑒定的檔案，必須寫出鑒定報告，注明鑒定意見和日期，并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)簽名。
四、通過鑒定的檔案，力求達到保定期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)，對在鑒定中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員整改;對已超過保管期或失去價值的檔案，必須慎重處理，嚴(yán)格掌握，還有一定價值的檔案可暫封存，待觀察后再行銷毀。
五、對確定銷毀的檔案，應(yīng)先造好清冊，提交銷毀報告，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，報送檔案主管機關(guān)備案，在銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。
六、要檔案的保管過程中，要切實做好檔案銷毀后的善后工作。
最新檔案管理規(guī)章制度4
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好，電源開關(guān)是否關(guān)閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴(yán)禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料，必須經(jīng)過嚴(yán)格核查和消毒處理后才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄，做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作(標(biāo)準(zhǔn)溫度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%)。
五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設(shè)施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。
最新檔案管理規(guī)章制度5
1、認真貫徹執(zhí)行《保密法》，自覺維護黨和國家機密，嚴(yán)防檔案失蹤、泄密事件發(fā)生。
2、珍貴檔案和有密級檔案須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，限于在閱覽室內(nèi)查閱。
3、未經(jīng)允許不準(zhǔn)擅自摘抄、復(fù)制和對外泄漏檔案內(nèi)容。
4、檔案人員要做到知密不泄，不與無關(guān)人員談?wù)摍n案機密。
最新檔案管理規(guī)章制度6
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。
2、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內(nèi)各種檔案進行科學(xué)分類、排列、編號，分別上架入柜，柜架排列科學(xué)、合理。
4、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放與保存檔案無關(guān)的非檔案物品。
5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內(nèi)置放溫、濕度檢測設(shè)置，定期檢查、記錄、分析，庫內(nèi)溫度應(yīng)經(jīng)常保持在l4—24攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復(fù)制。
8、檔案管理人員離開時應(yīng)熄燈、關(guān)好門窗。
最新檔案管理規(guī)章制度7
一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價值的各種載體形式的歷史記錄收進檔案室。
二、室藏檔案、資料要分類單獨存放，檔案柜、架等要排列整齊、美觀。
三、檔案的收進、整理、利用要詳細統(tǒng)計，并做到數(shù)字準(zhǔn)確、真實。
四、查閱檔案要嚴(yán)格履行手續(xù)，閱完經(jīng)核對無誤后，及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。
五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。
六、要加強對檔案的安全工作，制定"八防"，配齊防火、防盜、防蟲等設(shè)備，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，確保檔案資料萬無一失。
七、檔案室由檔案干部專人管理，查檔人員及其他人員不得隨便進入。
八、對應(yīng)該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全，并進性整理，定期交檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
九、歸檔范圍：凡是幼兒園工作活動中形成的能反映本園工作活動，具有查考利用價值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。
十、歸檔時間：各部門應(yīng)在每學(xué)期放假前將本學(xué)期的文件材料收集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接目錄清點校對，并履行簽字手續(xù)。
十一、歸檔要求
1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整，一律使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩色筆、復(fù)寫紙，普通打印、復(fù)印撰寫和批示文件材料，必須用復(fù)印機復(fù)印，噴墨或激光打印機打印的正規(guī)影印件。
2、歸檔的'文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，科學(xué)的立卷、分類、編目。
3、檔案標(biāo)題要簡明確切，保管期限劃分準(zhǔn)確，便于保管和利用。
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