檔案管理規(guī)章制度記錄

在我們平凡的日常里,制度的使用頻率呈上升趨勢(shì),制度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對(duì)社會(huì)公共秩序的維護(hù),有著十分重要的作用。下面是由小編給大家?guī)淼臋n案管理規(guī)章制度記錄7篇，讓我們一起來看看！

檔案管理規(guī)章制度記錄篇1

一、村檔案工作是村管理工作的重要組成部分。建立健全村種類檔案，目的主要在于為村領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署及調(diào)度村工作和對(duì)村工作做出決策，提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。村要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專（兼）職檔案管理員，認(rèn)真貫徹實(shí)施檔案法，抓好村的檔案建設(shè)。

二、村建立綜合檔案室，統(tǒng)一存放各種門類的檔案，包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、榮譽(yù)檔案、學(xué)籍檔案、村民檔案、特殊載體等。

三、檔案室要制定檔案文件資料收集細(xì)目，檔案員要按照這一細(xì)目全面及時(shí)地搜集各類檔案資料，并定期征集歸檔、建檔。

四、建立健全并認(rèn)真落實(shí)好檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達(dá)標(biāo)計(jì)劃，使村檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

五、嚴(yán)格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要按照國(guó)家檔案部門統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和要求，明確歸檔范圍，及時(shí)搜集立卷，嚴(yán)格立卷質(zhì)量和保管期限。

六、檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和處理程序，熟悉村各方面的工作，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)訓(xùn)練，努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

七、檔案員要按時(shí)向上級(jí)主管部門呈報(bào)各類報(bào)告，做好各類檔案檢查準(zhǔn)備工作。

八、村內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。村外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)村主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料，必須經(jīng)檔案室人員仔細(xì)核對(duì)簽署意見。

九、健全各種檢索工具，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊(cè)，擴(kuò)大利用服務(wù)范圍，提高檔案的利用效益。

十、加強(qiáng)檔案保密管理。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、干燥、自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案室，不得外泄檔案中的機(jī)密

檔案管理規(guī)章制度記錄篇2

1、在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)檔案室的全面工作。

2、負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)、傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定。

3、負(fù)責(zé)制訂檔案工作的工作計(jì)劃、管理辦法、規(guī)章制度等檔案工作規(guī)范。

4、負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理學(xué)校各種門類和載體的檔案、資料，確保檔案的安全。

5、根據(jù)所保管的檔案資料情況和工作需要，編寫適用的檢索工具和參考資料，積極主動(dòng)為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

6、負(fù)責(zé)做好檔案的口常查、閱、借工作，對(duì)全校檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

7、按有關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、移交、銷毀等工作。

檔案管理規(guī)章制度記錄篇3

一、文書檔案歸檔制度

1、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中構(gòu)成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2、各部門構(gòu)成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。

5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不貼合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

6、重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件務(wù)必歸檔。

7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位職責(zé)制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實(shí)施辦法>，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規(guī)范”要求。

3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4、負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5、用心帶給檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位職責(zé)制

1、各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5、理解本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門立卷制度

1、凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中構(gòu)成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2、各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。

3、檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。

4、庫(kù)房要持續(xù)清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常持續(xù)在14—24℃，相對(duì)濕度要持續(xù)在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫(kù)房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門窗，確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)光內(nèi)歸還檔案室。

3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱資料無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門。

5、對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成必須后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其職責(zé)。

七、檔案借閱制度

1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3、借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5、檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無誤時(shí)，方能簽字蓋章。

6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的職責(zé)。

八、其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

檔案管理規(guī)章制度記錄篇4

第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有職責(zé)對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

第三條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上務(wù)必是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

第四條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫(kù)房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫(kù)存檔案務(wù)必圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前務(wù)必做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

第五條 檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔務(wù)必在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，務(wù)必履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)光不得超過一周，必要時(shí)能夠續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者務(wù)必妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人職責(zé)。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，務(wù)必借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，務(wù)必外借的，由總經(jīng)理審批。

第六條 二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，務(wù)必保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執(zhí)行。

檔案管理規(guī)章制度記錄篇5

檔案保管制度

一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、帶給利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。

二、檔案按檔號(hào)排放，檔案柜編順序號(hào)，庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

三、借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律職責(zé)。

五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

六、做好庫(kù)房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

七、每學(xué)期開學(xué)初對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

檔案保密制度

一、高度認(rèn)識(shí)檔案保密管理的重要性，嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和資料。

三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案資料 。

四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負(fù)責(zé)。

五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。

六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下，做好檔案密級(jí)變更和解密工作。

七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

檔案利用制度

一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書）等有效證件，同時(shí)填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請(qǐng)書。

二、查閱重要的或密級(jí)檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時(shí)，以復(fù)印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。

四、帶給利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。

五、外國(guó)組織和人員利用開放檔案、資料，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律職責(zé)。

七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個(gè)人無權(quán)公布檔案資料。

檔案室人員崗位職責(zé)

一、用心宣傳黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。

二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。

三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管狀況，改善檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。

四、用心開展咨詢服務(wù)；熱情接待檔案利用者，迅速、準(zhǔn)確帶給所需檔案和資料。

五、深入基層，開展對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

檔案鑒定制度

一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個(gè)人初鑒、群眾審查，具體工作由檔案室組織。

二、對(duì)在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價(jià)值，準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時(shí)由鑒定組裁定。

三、檔案到達(dá)開放期，由鑒定組作出是否向社會(huì)開放的決定。

四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級(jí)或解密的決定。

五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可存、毀。

六、銷毀檔案前登記造冊(cè)(注明題名、數(shù)量、鑒定時(shí)光、參加鑒定人員)；銷毀時(shí)由3人執(zhí)行；事后在清冊(cè)上注明銷毀日期并簽字；清冊(cè)歸檔。

安全與消防制度

一、庫(kù)房重地，非本室工作人員不得擅入。

二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。

三、做好安全巡查工作，下班時(shí)關(guān)好水電、鎖好門窗。

四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。

五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報(bào)告，并全力撲救。

檔案管理規(guī)章制度記錄篇6

一、檔案管理

(一)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都務(wù)必及時(shí)歸檔，確保完整無缺。

(二)文檔管理員務(wù)必堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

(三)檔案資料包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中構(gòu)成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

二、文書檔案管理

(一)歸檔范圍

1、行政綜合類:包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

2、組織人事教育培訓(xùn)類:員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn)卡。

3、會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類:年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

4、質(zhì)量管理類:質(zhì)量管理方面的制度。

5、技術(shù)類:產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。

6、銷售紀(jì)事類:公司大規(guī)模的銷售活動(dòng)紀(jì)事。

(二)文書的檔案立卷

1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。

2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)，分類一起排列，不得分開。

3、不一樣年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在所針對(duì)的最后一年立卷，跨年度的會(huì)議文件，歸在會(huì)議召開的年度立卷。

三、歸檔時(shí)光

公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表，根據(jù)各自不一樣的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門暫時(shí)保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。

四、檔案的借閱及銷毀

(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時(shí)歸還。

(二)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。

(三)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊(cè)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時(shí)需有兩人以上參加，并在銷毀清冊(cè)上簽字。

檔案管理規(guī)章制度記錄篇7

一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。

2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級(jí)和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。

3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、局檔案員職責(zé)

1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。

2、對(duì)各有關(guān)處室構(gòu)成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。

4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要帶給服務(wù)。

5、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。

6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并持續(xù)相對(duì)穩(wěn)定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫忙專（兼）職檔案人員解決工作中的'實(shí)際困難。

3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的構(gòu)成積累，用心配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。

6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)狀況。

四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)

1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不一樣種類文件材料的構(gòu)成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的構(gòu)成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。

4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)光向檔案室移交。

6、用心參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

8、按歸檔時(shí)光向檔案室?guī)Ыo檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。