檔案管理規(guī)章制度范本

在充滿活力,日益開放的今天,我們可以接觸到制度的地方越來越多,制度就是在人類社會當中人們行為的準則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是由小編給大家?guī)淼臋n案管理規(guī)章制度范本7篇，讓我們一起來看看！

檔案管理規(guī)章制度范本篇1

檔案員工作職責

一、認真學習《檔案法》和檔案專業(yè)知識，熟悉和掌握檔案管理業(yè)務知識，努力提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

二、負責做好本單位各類檔案資料的收集、鑒定、整理、編目、歸檔、保管以及檔案統(tǒng)計、移交登記工作。

三、熟悉室藏所有檔案資料的內容，積極按要求做好檔案借閱、利用工作。

四、遵守保密紀律，認真執(zhí)行檔案工作的各項管理制度。接受上級業(yè)務主管機關的業(yè)務指導和監(jiān)督。

五、負責檔案庫房日常管理，做好檔案安全管理工作。

六、負責本單位日志的收集，做好大事記、基礎數(shù)字匯編等檔案編研工作。

七、宣傳貫徹檔案工作法律法規(guī)，提高集體檔案意識，對本單位各股室業(yè)務人員的整理、歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查。

立卷歸檔制度

一、歸檔范圍

歸檔范圍按國家檔案部門和上級業(yè)務部門規(guī)定執(zhí)行，必須齊全、完整，一般包括：文書檔案、科技檔案（基建、設備類）、業(yè)務檔案、財會檔案，并注重收集照片、錄音錄像、磁盤、磁帶等不同載體的檔案。

二、歸檔要求

1、本單位擬發(fā)的文件材料，經(jīng)辦人應負責收集完整（如底稿與正文、請示與批復）后向檔案室歸檔；參加有關會議帶回的文件材料應交辦公室登記后歸檔；收文要及時登記，凡有登記編號的收文，經(jīng)辦人辦理結束后及時退還辦公室。

2、文件材料辦理完畢應及時登記歸檔，文書檔案收集歸檔一般在次年5月底前完成，科技檔案按項目整理歸檔，應在項目完成三個月內完成歸檔和移交，業(yè)務檔案、會計檔案與文書檔案整理同時進行，由業(yè)務部門或會計機構保管使用一年后，向單位檔案室移交。

3、整理的檔案，裝具統(tǒng)一，檔案盒、目錄格式符合國家標準，做到整齊美觀。

檔案移交制度

一、本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，各股室形成的各類文件材料，按要求歸檔完畢后，及時向檔案室移交。

二、移交的檔案資料要保證按歸檔要求，做到整理規(guī)范、檔號編制規(guī)范、編目清晰。

三、移交時登記造冊，交接雙方應根據(jù)移交目錄認真核對，交接雙方履行簽字手續(xù)，以明確責任。

四、檔案人員根據(jù)要求，對不符合移交質量的檔案，有權要求移交人員重新整理后再移交。

五、檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調離手續(xù)。

檔案保管制度

一、本單位所有檔案實行集中統(tǒng)一管理，任何科室和個人不得以任何理由拒絕移交。

二、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，作好溫濕度記錄，保證室藏檔案與案卷（歸檔）目錄相符。

三、建立檔案接收移交登記簿，凡進、出檔案做到及時登記。定期對檔案進行監(jiān)銷，監(jiān)銷檔案登記造冊，經(jīng)單位負責人簽字后，報請同級檔案行政部門同意后進行銷毀。

四、檔案室配置防盜、防火、防光、防高溫、防潮等必要保護設施，定期投放防鼠、防蟲藥，并定期清潔，保持室內干凈衛(wèi)生。

五、除檔案人員外，其他人員不得進入檔案室，嚴禁在檔案室內吸煙。

六、因保管不善造成檔案損毀和丟失，按檔案法有關規(guī)定，追究檔案人員責任。

七、檔案人員下班離開工作崗位時，應關門加鎖，切斷電源。

檔案保密制度

一、檔案人員要認真學習《檔案法》，樹立保密觀念，增強保密意識，自覺遵守保密紀律，做到不泄密不失密。

二、國家秘密文件和資料，由檔案人員負責收發(fā)、登記、傳遞傳閱，妥善保管和按時清退，不得隨意擴大閱文范圍。

三、凡屬國家秘密文件、資料、檔案，不得自行抄錄和翻印，確因工作需要的，經(jīng)文件制發(fā)機關批準同意后方可翻印。

四、“三密”文件資料和其他重要檔案，只限于檔案室或其他指定地點查閱，不得帶出機關和帶回家中查閱。

五、非檔案人員未經(jīng)同意不得擅自進入檔案室，更不得隨意翻閱文件、檔案。

六、發(fā)現(xiàn)涉密檔案資料丟失、被盜或檔案內容泄密，必須立即報告及時追查，對當事者依照《保密法》的有關規(guī)定追究責任。

檔案借閱利用制度

一、建立檔案借閱及利用效果登記簿。凡借閱檔案，必須履行借閱登記手續(xù)，并做好利用效果反饋工作。

二、外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)本單位負責人同意后方可查閱。因工作需要確需外借的，必須經(jīng)主管領導批準。借出的檔案不得私自翻印，不得轉借他人，做到按期歸還，不得遺失。

三、查閱檔案不得在檔案上圈劃、涂改，造成污損，不得拆散、剪裁、撕毀或抽走檔案資料。對私自涂改、撕毀檔案者，按照《檔案法》有關規(guī)定追究當事人法律責任。

四、借閱檔案歸還時，檔案人員要仔細進行清點、檢查，并做好歸還及利用效果記載。

檔案統(tǒng)計制度

一、嚴格按《統(tǒng)計法》的規(guī)定開展檔案統(tǒng)計工作，不虛報、漏報、瞞報。

二、根據(jù)上級業(yè)務部門和檔案業(yè)務主管部門的要求，做好本單位的統(tǒng)計工作，建立健全各種統(tǒng)計表，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記載為依據(jù)，做到及時、完整、準確。

三、在檔案利用方面，做好利用人次、利用效果的統(tǒng)計工作。

四、對移交歸檔的檔案數(shù)量進行統(tǒng)計，做到帳物相符，完整齊全，進出手續(xù)登記完備。

五、對檔案的銷毀、更改及上級要求的其他統(tǒng)計數(shù)據(jù)，及時準確填報，本單位內部檔案的移交要手續(xù)清楚、按章辦事。

檔案管理規(guī)章制度范本篇2

1.學校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。建立健全學校種類檔案，目的主要在于為學校領導和上級有關領導部門分析、總結、部署及調度學校工作和對學校工作做出決策，提供準確、可靠的依據(jù)。學校要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好學校的檔案建設。

2.學校建立檔案室，存放各種門類的檔案，包括文書檔案、教學檔案、從事檔案、基建檔案、財物檔案、音像檔案、榮譽檔案、學籍檔案、健康檔案、體育檔案等。

3.檔案室要制定檔案文件資料收集細目，各處組室要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料，檔案員要定期征集歸檔、建檔。

4.建立健全并認真落實好檔案工作的各項規(guī)章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達標計劃，使學校檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學化

5.檔案員要認真學習檔案法規(guī)和處理程序，熟悉學校各方面的工作，加強檔案業(yè)務訓練，努力提高自己的業(yè)務水平和管理水平。

6.檔案員要按時向上級檔案主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。

7.校內人員借閱業(yè)務性檔案，須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內完好無損地歸還。校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料，必須經(jīng)檔案室人員仔細核對簽署意見。

8.健全各種檢索工具，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務范圍，提高檔案的利用效益。

9.加強檔案保密管理。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、干燥、自然通風，嚴禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密。

檔案管理規(guī)章制度范本篇3

第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。

第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業(yè)移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務能順利開展。

第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

第七條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

檔案管理規(guī)章制度范本篇4

一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。

二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。

八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

檔案管理規(guī)章制度范本篇5

第一條歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，各項簽字手續(xù)完備。

第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規(guī)范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

第三條歸檔文件應為原件。

第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的不能通過鑒定、驗收。

第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續(xù)

檔案管理規(guī)章制度范本篇6

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關文件資料專門建檔。進行管理。

五、立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。

八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

檔案管理規(guī)章制度范本篇7

1 產(chǎn)生目的

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等工作，特制定本制度。

2 適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3 正文

3.1 文件資料的收集

3.1.1 收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

3.1.1.1 上級來文

(1) 上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;

(2) 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

(1) 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等;

(2) 公司發(fā)布(包括轉發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

(3) 公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件;

(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告;

(5) 反映公司業(yè)務活動和科學技術管理的專業(yè)文件材料;

(6) 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;

(7) 公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料(包括計算機盤片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

(8) 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料;

(9) 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;

(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料;

(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;

(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;

(14)公司干部任免(包括備案)、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;

(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;

(16)公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊;

(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;

(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

(20)各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2 收集中應注意的問題

3.1.2.1 公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2 正文和附件要同時收集。

3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

3.1.2.4 作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5 有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

3.1.2.6 有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。

3.1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

3.2 立卷歸檔

3.2.1 公文立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

3.2.2 文件材料的分類

應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應的措施進行分門別類。

3.2.3 立卷分工

3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;

3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;

3.2.3.3 上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。

3.2.4 歸檔

3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。

3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

3.2.4.3 不同價值、不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。

3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

3.3 檔案保管

3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質及時修補或復制。

3.4 檔案借閱

3.4.1 借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

3.4.6 底圖一般不予外借。

3.5 檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領導批準，可以定期銷毀。

3.6 檔案統(tǒng)計

3.6.1 銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

3.6.2 要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。

3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應做好檔案統(tǒng)計的基礎工作。

3.6.4 統(tǒng)計數(shù)字要準確真實。

3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。

3.7 檔案保密

3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。

3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。